东南亚展会参展合同需要重点关注哪些条款？

参展东南亚，签合同是最后一道也是最关键的 “防火墙”。不少企业因为忽视合同细节，遭遇展位被调、费用乱加、展品被扣等问题，甚至像广州某科技公司那样，因中介无授权导致参展泡汤还损失数万。今天就拆解参展合同必须盯紧的 10 个核心条款，帮你把风险挡在签约前！

一、主体与授权条款：确认 “跟谁签”，避免无权代理

关键要点：

核实合同甲方资质：必须是展会主办方或其官方授权代理商，要求提供授权文件复印件，避免与无授权中介签约（如未获官方许可的展位倒卖者）；

明确双方信息：需写清中英文全称、注册地址、联系人及紧急联系方式，避免后续维权无门；

禁止展位转让：合同需明确 “展位不得转租、转售”，同时约定甲方不得擅自更换展位位置（如遇特殊情况需提前 30 天书面通知并协商补偿）。

避坑提醒：

通过非官方渠道签约时，务必先向展会主办方核实中介授权资质，否则可能像案例中那样，因中介无权出租展位导致参展失败。

二、展位与费用条款：算清 “每一笔钱”，无隐形收费

关键要点：

展位明细：明确展位号、面积、位置（附平面图标注）、标准配置（如墙板、桌椅、楣板等），特装展位需注明 “不含展具” 及审批流程；

费用构成：列明总费用包含的项目（如光地费、搭建费、会刊费等），明确不含费用（如标改异、道具增租、电力扩容费）；

付款与退款：约定付款节点（如签约后 15 天付全款、预付 50% 定金），退款条件需写清（如展会取消全额退款，展会延期超 30 天可无责解约退款）；

政策补贴：若有免费展位、运费补贴等支持（如澜湄展免收展位费），需在合同中明确补贴范围和申请流程。

避坑提醒：

警惕 “低价吸引 + 后期加价”，所有口头承诺（如 “免费升级展位”“补贴运费”）均需写入合同。

三、展品与物流条款：明确 “责任边界”，避免跨境纠纷

关键要点：

展品运输：约定运输责任方（甲方代办 / 乙方自理）、集货地、运输方式（海运 / 空运），免费运输额度（如每 9㎡展位 1 立方米去程海运）及超额费用承担；

清关责任：明确展品清关主体、所需文件（如商业发票、原产地证）及费用承担，约定 “因文件不全导致展品延误 / 被扣的责任归属”；

展品处理：提前约定展会结束后展品的处理方式（运回、现场销售、捐赠），相关费用和手续由谁负责。

避坑提醒：

东南亚清关政策多变，合同需明确 “因当地海关政策调整导致的额外费用，由哪方承担”。

四、履约与违约条款：守住 “维权底线”，明确权责

关键要点：

展会变更：约定展会延期、取消、地点变更的处理方式，如延期超 30 天乙方可解约，取消则甲方退还全部费用；

违约责任：明确双方违约情形及赔偿标准 —— 甲方违约（如擅自换展位、未提供约定服务）需退还费用并赔偿损失；乙方违约（如逾期付款、违规参展）需支付违约金；

争议解决：优先选择 “中国境内仲裁” 或 “适用中国法律”，避免在境外维权成本过高。

避坑提醒：

违约金比例需合理（一般不超过合同总额的 30%），同时约定 “因不可抗力（如疫情、自然灾害）导致展会无法举办，双方互不承担违约责任”。

五、其他特殊条款：适配东南亚本地化需求

关键要点：

多语言版本：若合同有中英文 / 本地语言版本，需明确 “以中文版本为准” 或 “不同版本具有同等效力”；

知识产权：约定乙方展品需合规，无侵权行为，同时甲方需保障展会期间乙方知识产权不受侵害；

附加服务：明确甲方提供的配套服务（如知识产权培训、买家配对、住宿 / 接送福利），避免承诺落空。

结语：签约前多花 1 小时，参展少踩 10 个坑

东南亚展会参展合同的核心是 “明确权责、规避跨境风险”，尤其是主体授权、费用明细、物流清关、违约赔偿这四大板块，必须逐条核实。建议签约前对照本文清单逐一检查，必要时咨询专业律师，避免因合同漏洞导致 “花钱费力还受气”。