委托东南亚本地代理参展？这6类授权文件必签！少1份都可能踩坑！

对于想深耕东南亚市场却没时间亲赴展会的中国企业来说，委托本地代理参展是高效之选——既能借助代理的本地资源对接采购商，又能节省人员往返成本。但不少企业因授权文件缺失或不规范，遭遇展位被挪用、订单被截留等问题。今天梳理委托东南亚本地代理参展必签的6类授权文件，帮你规避风险！

一、核心文件：参展授权委托书，明确代理“权力边界”

参展授权委托书是委托关系的核心凭证，也是展会主办方认可代理资质的关键，需明确“谁委托、谁代理、办什么事、权责如何分”，核心条款缺一不可：

首先，基础信息要精准：需注明委托方（中国企业）的全称、营业执照注册号、法定代表人信息，以及代理方（东南亚本地机构）的名称、商业登记号、负责人信息，确保双方主体资格合法。其次，授权范围要清晰，这是避免纠纷的关键——需明确代理方可开展的具体工作，如展位搭建、展品布置、客户接待、资料发放、意向订单初步对接等，同时标注“禁止事项”，例如“不得擅自修改展品报价、不得签署正式销售合同、不得代收货款”等。

此外，授权期限和地域要限定：期限需覆盖展会筹备、开展、收尾全周期（如“2025年5月1日至2025年6月10日，含印尼雅加达国际工业周筹备及后续客户跟进期”）；地域需明确为对应展会举办地及代理服务范围。最后，双方签章不可少：中国企业需加盖公章并由法定代表人签字，代理方需加盖本地商业印章并由负责人签字，建议同步进行公证（部分东南亚国家如泰国、越南要求涉外授权需公证）。

二、关键文件：展位及展品授权，保障资产安全

这类文件聚焦展位和展品两大核心资产，避免代理滥用资源或造成资产损失。

1. 展位使用授权书：因展位通常以委托方名义申请，需单独授权代理使用和管理展位。文件需注明展位编号、面积、使用期限，明确代理方对展位的搭建权限（如“可按委托方提供的设计方案搭建，改动需提前3个工作日书面报备”）、人员入场权限（列明代理方入场人员名单及证件号），以及展位物品保管责任（如“展会期间展位展品及物料丢失，由代理方承担赔偿责任”）。

2. 展品处置授权书：针对展会后展品的处理需求，需明确代理权限——若展品需现场销售，需注明“可按委托方提供的报价单销售，超出报价范围需书面请示”；若展品需运回或捐赠，需约定“展会结束后3个工作日内完成展品清点，运回费用由XX方承担”；若展品需暂存，需明确暂存期限、地点及保管责任。文件需附展品清单（含名称、型号、数量、单价、总价），双方签字确认。

三、辅助文件：客户及资金管控，守住商业核心

客户资源和资金是企业的核心利益，需通过文件明确代理的权责边界。

1. 客户信息管理授权书：需授权代理方收集和初步对接客户，但必须约定“客户信息需每日同步至委托方指定邮箱，代理方不得私自留存、泄露或用于其他商业目的”。若涉及客户跟进，需明确“代理方可协助传递资料，但正式合作洽谈需由委托方主导”，避免代理截留客户资源。

2. 费用结算授权书：若委托代理垫付部分费用（如展位搭建费、物料运输费），需明确授权范围——列明可垫付的费用品类、限额（如“单品类垫付不超过5000美元，总垫付金额不超过2万美元”），以及报销流程（需提供正规发票及付款凭证）。同时注明“代理方不得擅自超出限额垫付，否则费用自行承担”，避免资金失控。

四、兜底文件：责任划分与保密协议，规避潜在风险

1. 责任划分协议：需明确双方违约责任，如代理方未按约定报备展位改动造成损失的赔偿比例、未及时同步客户信息的违约金金额；委托方未按时提供展品或资料导致代理无法开展工作的责任划分等。同时约定争议解决方式，建议选择“中国国际贸易仲裁委员会（CIETAC）或展会举办地仲裁机构”。

2. 保密协议：东南亚部分代理机构服务多家企业，需通过协议约定“代理方不得泄露委托方的展品技术参数、报价策略、客户名单等商业机密，保密期限至合作结束后2年”，并明确泄密的赔偿责任，守住企业核心竞争力。

委托东南亚本地代理参展，授权文件是“安全锁”也是“导航图”——核心委托书定边界，展位展品文件保资产，客户资金文件守利益，责任保密文件兜底线。建议签署前请熟悉东南亚商业法规的律师审核，尤其注意泰国、印尼等国对授权文件的公证要求，确保每一份文件都合法有效，让代理参展真正省心又高效！